Frühjahr 2020

EFFIZIENT ONLINE KOMMUNIZIEREN IM VIRTUELLEN TEAM
5 Impulse
Frühjahr 2020

EFFIZIENT ONLINE KOMMUNIZIEREN IM VIRTUELLEN TEAM
Mobirise



In Zeiten der Corona-Krise machen viele Organisation aus der Not eine Tugend und stellen die Arbeit auf Home Office und Online-Konferenzen um. Was für internationale Projekt-Teams längst gewohnte Praxis ist, bedeutet für kleinere Unternehmen, Behörden oder Bildungseinrichtungen eine umfassende Veränderung ihrer Führungs- und Organisationskultur.

Damit der Wandel gelingt, sollten diese 5 Punkte beachtet werden:
(Foto: Jagrit Parajuli über Pixabay) 


  • Die richtige Infrastruktur
    Video-Konferenzen mit Großgruppen, Online-Chats oder Desktop-Sharing - die heutigen Online-Tools machen heute vieles möglich und das zu einer sehr guten Qualität. Webbasierte Instrumente in der Cloud machen es auch Externen möglich, sich in Online-Konferenzen einzuwählen und gemeinsam Dokumente zu bearbeiten. Wählen Sie die für Ihre Organisation passenden Angebote aus. Achten Sie auf ausreichende Bandbreite für alle User und eine möglichst intuitive Navigation. Sie wollen alle im Team mitnehmen: Bieten Sie Schulungen und ein HelpDesk an, das alle Teilnehmer unkompliziert und freundlich unterstützt. 
  • Auf Zwischentöne achten
    Kommunikation hat viele Facetten - neben dem geschriebenen und gesprochenen Wort sind es vor allem Mimik und Gestik, die uns wichtige Signale geben. Das stellt die Kommunikation in virtuellen Meetings und Gruppen, wo wir die Gesichter nur am Bildschirm sehen und viele persönliche Signale nicht aufnehmen können, vor besondere Herausforderungen. Deshalb ist es wichtig, immer wieder offene Fragen in die Runde zu stellen, gezielt nach Bedenken zu fragen und das Wort aktiv auch an diejenigen zu richten, die sich bislang weder am Mikro noch im Chat zu Wort gemeldet haben. Gerade bei kritischen Themen bietet es sich an, zum Abschluss eines Meetings ein Stimmungsbarometer abzufragen. 
  • Gezielte persönliche Vernetzung
    Gute Online-Tools können viele Meetings vor Ort ersetzen, der persönliche Austausch wird aber weiter wichtig bleiben. Gerade bei Projekt-Teams, die gemeinsam über eine begrenzte Zeit miteinander arbeiten, sollte es ein persönliches Auftakttreffen geben. Hier stehen das persönliche Kennenlernen, die Projekt-Ziele und die Projekt-Organisation im Mittelpunkt. Alles, was hier gemeinsam erarbeitet wird, bildet dann das Fundament für die weitere virtuelle Zusammenarbeit. Doch auch zwischendrin muss es Raum für persönlichen Austausch geben. Das können individuelle Telefonate sein, wenn ein Team-Mitglied besondere Aufmerksamkeit braucht, oder ein Team-Treffen am Rande von Veranstaltungen wie Messen oder Kundenevents.
  • Flexible Meeting-Formate
    Moderne Collaborations-Tools ersetzen nicht nur die alte Präsenz-Kultur, sie bieten auch neue Möglichkeiten. Nicht immer können alle Mitglieder an einer Sitzung teilnehmen - einige sind in einer anderen Zeitzone, andere in Parallel-Meetings oder müssen sich in Zeiten von Corona-bedingten Schulschließungen um den Nachwuchs kümmern. Online-Meetings können problemlos zu unterschiedlichen Terminen angeboten werden - nur der Moderator muss sich mehrmals einwählen. Und auch das lässt sich lösen: Online-Konferenzen oder E-Learning-Sequenzen kann man problemlos aufzeichnen und im Team-Raum als Podcast oder Video abspeichern. Selbst Chat-Protokolle werden mit aufgezeichnet und damit für alle Teammitglieder nachvollziehbar.
  • Vertrauenskultur stärken
    Die Zusammenarbeit in virtuellen Teams und Online-Konferenzen macht vieles möglich, setzt aber eines voraus: Vertrauen in alle Beteiligten - ganz egal, von welchem Ort sie sich einwählen oder ihre Projekte weiter bearbeiten. Die Präsenzkultur in Unternehmen und Organisationen hat spätestens mit der Corona-Krise ihre Grenzen erreicht. Jetzt sind Führungskräfte gefordert, nicht zusätzliche Kontrollen einzuführen, sondern ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die notwendige Freiräume zu gewähren und die tatsächliche Leistung zur Grundlage regelmäßiger Feedback-Gespräche zu machen. Wenn das gelingt, kann der Wandel hin zur virtuellen Zusammenarbeit zu einem Motivationsschub für alle Beteiligten werden.

Literaturtips und Links zum Weiterlesen:

https://medium.com/journalismthatmatters/tips-for-hosting-online-conversation-306c0451354d

Skowronek, C.: Führung in virtuellen Teams, GRIN Verlag, Norderstedt, 2013

Zierke, A.-C.: Chancen und Risiken in der Führung von virtuellen Teams: Unter besonderer Berücksichtigung der kulturellen Diversität, AV Akademikerverlag, Saarbrücken, 2013

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